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2時間の進捗報告会議に18人が参加するとかかるコスト

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仕事で毎週進捗報告の会議に参加している。

お客さんが主催するものなので特に理由がない限り参加は必須だ。

しかし毎回思うのは、なぜ18人も集めているのかという点である。

大所帯の進捗報告会議

ぼくが参加している進捗報告会議は次のような体裁のものである。

  • 目的:各チームの進捗共有とチーム横断の課題共有
  • 参加者:6つあるチームから主要メンバー2~3名ずつ
  • 時間:毎週2時間

最大で参加者18人にもなる、かなり大所帯の会議である。

発言者は数人のみ

しかし、発言者は数人のみなのだ。

特に進捗上の問題や共有すべき・されるべき課題のないチームは、ただひたすら黙って話を聞いているだけである。

また、同じチーム内でも発言する人以外は基本的に地蔵状態で微動だにしない。

全体管理チーム(PM)は「なにかほかにありますか?」「では次のチームお願いします」くらいしか言わない。

各チーム、淡々と何かを発表して、特に議論もなく話が終わる。

特に決めなければならないこともない、単なる情報共有である。

18人が2時間集まったらいくらかかるか?

毎週、18人も集めてこんな会議を繰り返している。取っている時間は2時間だ。

つまり、この会議にかかっている人時は36人時である。

仮に皆の時給3000円だとしたら、その会議のコストはおよそ10万円になる。

メーリングリストへの共有で終わるところに10万円をかけているのだ。

10万円払って得ているものは、単に「全員がお互いの顔色を確認した」という事実のみである。

つまり、10万円をドブに捨てているのだ。

まとめ

会議にかかるコストは「人数×時間×時給」で計算してみるとおもしろい。

もしコストに見合った結果が得られないような会議であれば、その会議は失敗だ。

ぼくの参加させられているその思考停止な定例会は、毎週10万円をドブに捨てているのである。

その10万円をぼくの口座に振り込んでくれないものか。

(約780文字)

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